Comunicação Interna
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Para fazer com que as coisas aconteçam precisamos de colaboradores competentes e, acima de tudo, dispostos a fazer a comunicação dar certo.

Seja bem-vindo a essa pequena coluna da Revista Gestão Fitness, que nos levará a uma grande viagem conceitual sobre os novos horizontes emblemáticos e, muita vezes, utópicos da gestão da comunicação interna em nosso segmento. Espero conseguir despertar a sua atenção para um dos fatores críticos de sucesso mais relevantes para o planejamento estratégico, por meio dessa pequena junção ideológica de caracteres.

Vivemos em um segmento muito agressivo e que rejeita as verdades absolutas; um segmento que se reconstrói todos os dias e que nos deixa sempre no centro de uma engrenagem conceitual altamente instável. Evoluções tecnológicas, estruturais e de processos batem cada vez mais forte à porta das empresas do segmento de atividades físicas e desportivas, todas com a prerrogativa de adaptação constante. Essa engrenagem interessante torna a verdade de hoje um pensamento passível de ser guardado naquela última gaveta da nossa mesa antiga do escritório amanhã.

Já é de consciência de todos que as estruturações metodológicas da empresa devem ser orientadas por uma árvore explícita de processos e tal árvore deve ter como essência visceral uma estrutura inteligente, que sinalize o caminho que as informações pertinentes ao sucesso desse projeto devem percorrer para que tudo seja bem disseminado.

O sucesso de muitos projetos fica comprometido quando aqueles que conduzem essas ações não reconhecem esses caminhos de disseminação da informação como condição indispensável para a eficiência e a eficácia do projeto. É aí que mora o problema. Para fazer com que as coisas aconteçam precisamos de colaboradores competentes e, acima de tudo, dispostos a fazer essa comunicação acontecer.

Percebe-se então que não dependemos somente de processos e da tecnologia, mas, principalmente, das pessoas que operam essa engrenagem que conduz as empresas em suas rotinas diárias.

Os modelos organizacionais das décadas de 80 e 90 estavam pautados nos departamentos e na forma verticalizada pela qual a informação caminhava. Hoje, com a gestão por clientes, os departamentos perderam as suas paredes e divisórias, e a integralização das ações por meio de uma abordagem holística, e muitas vezes multidisciplinar, fez com que a necessidade de amarrar horizontalmente os processos de comunicação fosse indispensável para o crescimento saudável e integrativo.

Vale ressaltar que essa abordagem holística só foi possível por meio da implementação de sistemas de integração, que proporcionam esse tipo de comunicação. Novamente então nos deparamos com o grande paradoxo da evolução, onde ao mesmo tempo em que a tecnologia nos proporciona ferramentas incríveis de comunicação, ela afasta as pessoas do contato pessoal e atrapalha a comunicação genuína e maximizada.

Em uma academia, na qual a mecânica organizacional muitas vezes ainda está amarrada em departamentos verticalizados, em vez de estar amarrada nos clientes horizontalmente, considerando que muitos dos seus profissionais são profissionais volantes (que trabalham em mais de uma academia) e em horários distintos, implementar esse processo de comunicação interna de forma eficiente e eficaz parece utopia, porém, paradoxalmente indispensável.

Desenvolver culturas complexas de trabalho e gestão frente a profissionais que cumprem sua carga horária em três ou quatro empresas é o grande desafio do nosso segmento. Fazer com que a informação caminhe da forma que foi planejada e idealizada é a grande missão de todos nós, gestores.

A complexidade desse obstáculo na comunicação interna não pode ser maior do que a vontade de ultrapassá-lo.

Seguem algumas dicas que você poderá utilizar para maximizar os seus processos de comunicação e fazer com que as suas rotinas de trabalho e os seus projetos tenham uma integração eficiente com a sua equipe de colaboradores.

1. Tenha organogramas bem definidos com todos os cargos explícitos e com a árvore de comunicação visível, a fim de que todos compreendam quem é o responsável por disseminar determinadas informações;

2. Defina as estratégias, metas e objetivos da sua empresa, preferencialmente em conjunto com os seus gerentes e coordenadores, de modo que todos tenham fixado em suas mentes o que devem fazer e, principalmente, como devem fazer para proliferar o que foi planejado;

3. Crie um documento de convocação de reunião para que todos previamente se preparem para debater com exatidão os tópicos que serão apresentados, a fim de que aqueles colaboradores que não participarão possam estar cientes dos temas que estão permeando o encontro;

4. Tenha sempre um redator para que todas as decisões tomadas nessa reunião não se percam e, posteriormente, sejam enviadas para toda equipe em formato de documento pós-reunião;

5. Crie um livro de recebimento de comunicação para que seja bem formalizado o momento de passagem da mesma;

6. Nossas caixas de e-mail estão cada vez mais cheias, portanto, e-mail é só um reforço para a comunicação. Conversas pessoais e até mesmo telefonemas funcionam melhor do que e-mail;

7. Utilize os servidores de internet que permitem compartilhar agendas para que todos consigam enxergar online o que foi planejado, o que falta ser implementado etc.;

8. Faça treinamentos constantes para reforçar as formas de preenchimento de todos os procedimentos de comunicação, a fim de que todos absorvam culturalmente essa prática de controle;

9. Utilize um sistema de informática fidedigno que consiga não só atender às suas necessidades de gestão, como também gerar informações integrativas;

10. Nunca se esqueça de controlar esses procedimentos. Lembre-se: a inovação não é nada sem o acompanhamento e o controle.

Com essas pequenas dicas você poderá iniciar a construção de um processo de gestão da informação e assim melhorar a sua integração interna. Lembre-se de que qualquer processo precisa de muita disciplina para realmente acontecer e para o que foi idealizado em uma linda folha de A4 não vire rascunho.

Bons negócios!

 

Alessandro Mendes é Bacharel em Marketing e  Sócio Gestor e Fundador da Intarget Consultoria
E-mail: alessandro@arqueiros.com.br
www.arqueiros.com.br

 

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1 Comentários desativados em Comunicação Interna 2378 01 fevereiro, 2013 Alessandro Mendes, Liderança e Pessoal fevereiro 1, 2013

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Thais Almeida é diretora e curadora de conteúdo deste portal.

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