Uma empresa, seja ela de qualquer ramo de atividade, tem quem ter controles. É imprescindível que o gestor saiba exatamente tudo que está acontecendo com seu negócio. Esse controle deve ser feito de maneira analítica, numérica e exata. No caso de academias de ginástica não é diferente, o gestor que mais tem números sobre sua academia é aquele que mais tem resultado, que consegue agir estrategicamente, sem achismos ou adivinhações.
Mas Bruno, eu tenho todos esses controles que você fala e ainda assim não sei se os números que tenho em mãos são bons ou ruins, não sei se estou no caminho certo ou se preciso mudar a direção. Afinal de contas, o que faço com esse monte de controles?
Primeiramente, para facilitar o entendimento, dividiremos os controles em três grandes áreas, VENDAS, RETENÇÃO E FINANCEIRO. Cada uma dessas áreas tem algumas referências que podem ser usadas como base e que nos indicam se estamos no caminho certo.
Vamos começar com as Vendas.
Já falamos em outros artigos sobre a importância de se controlar o setor de Vendas e sobre a importância da venda ativa, de não apenas esperarmos os clientes chegarem até nós. Comentamos sobre a força que o telemarketing tem nesse processo. Exatamente por isso devemos ter 30% de nossas vendas mensais provenientes do Telemarketing. Imagine que uma boa equipe de vendas, treinada e com metodologia consiga um máximo desempenho nas conversões de alunos que entram de maneira espontânea na academia de 80% (a maioria das academias não consegue nem 30%), mesmo assim ainda dependemos muito destes alunos entrarem na academia é por isso que o Telemarketing é tão importante, pois a chance de sua equipe fechar uma venda de um aluno agendado sobe para 90%.
Ainda no campo das vendas, sua estratégia deve ser a de buscar ter 90% dos alunos matriculados em planos longos. Assim consegue garantir receita futura; é uma questão de segurança: é melhor receber a prazo, já que o serviço será entregue a prazo de qualquer maneira.
Vamos agora à Retenção.
Um dos maiores problemas nas academias: a média nacional de retenção gira em torno de 30% e este com certeza é o grande gargalo das academias. Não adianta ter um departamento de vendas excelente se a cada mês você já começa tendo que correr atrás do prejuízo. Imagine um cenário de 100 clientes com planos para vencer, e sua academia está na média nacional. O que acontece é que para sua equipe de vendas conseguir apenas manter a receita do mês anterior, ela precisa vender 70 planos. Para evitar que sua academia corra sem sair do lugar você deve trabalhar com uma meta de retenção mínima de 60%. E lembrando nosso artigo sobre o tema, o mais importante para conseguir essa tão sonhada taxa de Retenção é fazer com que o aluno frequente a academia: quem vem mais frequentemente, tem maior probabilidade de renovar. Para isso você deve pensar em um cenário em que a academia tenha 20% de diferença na quantidade de alunos do dia mais cheio para o dia mais vazio.
Todos esses números citados acima devem se refletir no FINANCEIRO.
As ações e estratégias sempre devem ser norteadas para se conseguir um retorno na forma de lucro. Para qualquer negócio, o lucro mensal deve ser maior do que o retorno que você obteria aplicando mesmo montante de dinheiro em um investimento bancário. Por isso, você deve perseguir uma margem mínima de 20% sobre a receita. Ou seja, depois de pagar todos os seus custos, incluindo aluguel, folha, impostos e outros serviços, deve sobrar pelo menos 20% para remunerar o seu trabalho e o seu risco.
Para que isso seja possível, seu aluguel não pode ultrapassar 10% da receita e a folha salarial não pode ser superior a 30% desta mesma receita.
Lembrando que, como a receita é variável, existem duas formas de se encarar esses números citados: pode-se ter uma abordagem mais voltada para custos e pensar em reduzi-los ou uma abordagem com ênfase nas receitas, pensando em aumentá-las para chegar à meta proposta acima. O importante em ambos os casos é planejar estratégias, traçar metas, executar ações com prazos determinados e por fim fazer CONTROLES para saber o que deu errado e o que deu certo. Mas o que dá resultados mesmo é a DISCIPLINA DE EXECUÇÃO: Fazer o que foi planejado e ter o controles que garantam a execução.
E lembre-se o melhor gestor é aquele que sabe o que acontece com a sua empresa, é o obcecado pelos números.
Bruno Hupfer é Consultor em gestão de academias e de eventos esportivos, proprietário da Hupfer consultoria, ex proprietário da Contours academia para mulheres, presidente da ONG A.S. Quintal do Ipiranga , 4 anos coordenador de eventos na virada esportiva de São Paulo, 8 anos de experiência com gestão e consultoria de eventos esportivos públicos e privados, técnico e proprietário de assessoria esportiva. hupfer@uol.com.br